Politiques de confidentialité
Plateforme d’Onyx M3 Inc.
Le but de cette politique de confidentialité est d’informer les utilisateurs de notre plateforme de formation en ligne des données personnelles que nous recueillons, ainsi que des informations suivantes :
- Les catégories de données personnelles que nous recueillons
- L’utilisation que nous faisons de ces données
- Qui a accès aux données recueillies
- Les droits des utilisateurs de la plateforme
- Notre utilisation des témoins (« cookies ») et des outils d’analyse
Cette politique de confidentialité fonctionne parallèlement aux conditions générales d’utilisation de notre plateforme de formation.
Cette politique est conforme aux lois canadiennes applicables, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), ainsi qu’aux exigences de la Loi 25 du Québec relative à la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Pour les résidents des pays de l’Union européenne, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) peut s’appliquer. La présente politique de confidentialité vise à être compatible avec le RGPD. En cas d’incohérence entre cette politique et le RGPD, le RGPD prévaudra pour les personnes concernées.
Pour les résidents de l’État de Californie, cette politique de confidentialité vise également à être compatible avec la California Consumer Privacy Act (CCPA). En cas d’incohérence entre ce document et la CCPA, la législation de l’État prévaudra pour les personnes concernées.
En utilisant notre plateforme de formation lms.onyxm3.com, vous consentez à :
- la collecte, l’utilisation et la conservation de vos renseignements personnels tel que décrit dans la présente politique ;
- l’utilisation de cookies et d’outils d’analyse (dont Google Analytics 4) conformément à notre politique de cookies ;
- la collecte de données relatives à votre progression de formation (scores, dernière connexion, présence aux rencontres en direct, le cas échéant enregistrements vidéo/audio de ces rencontres).
1. Données collectées automatiquement
Lors de votre utilisation de la plateforme, certaines données sont collectées automatiquement, notamment :
- Adresse IP et informations générales sur l’appareil (navigateur, système d’exploitation)
- Données de journaux (« logs »), incluant la date et l’heure de connexion
- Cookies de session et cookies analytiques
- Données d’utilisation du site (pages consultées, temps passé, interactions de navigation), via Google Analytics 4 et les outils analytiques de Tutor LMS
2. Données recueillies de façon non automatique
Lorsque vous créez un compte, vous vous inscrivez à une formation ou participez à une activité de formation, nous pouvons collecter les renseignements suivants :
- Prénom et nom
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone (le cas échéant)
- Nom de l’entreprise ou de l’employeur (le cas échéant)
- Nom d’utilisateur (identifiant de compte)
- Langue de préférence
- Dernière date et heure de connexion à la plateforme
- Progression dans les cours (modules complétés, leçons suivies)
- Résultats de quiz et scores d’évaluation
- Historique de participation aux rencontres ou classes en direct (présence/absence)
- Messages ou commentaires publiés dans les forums, espaces de discussion ou activités pédagogiques, s’il y a lieu
- Enregistrements audio et vidéo de certaines rencontres en direct, lorsqu’une session est enregistrée, incluant votre image, votre voix, votre nom d’utilisateur, vos questions, commentaires et toute information visible ou partagée à l’écran pendant la séance (le cas échéant).
Lorsqu’une rencontre en direct est enregistrée, un avis clair est présenté avant ou au début de la session afin que vous puissiez décider de participer ou non, d’activer ou non votre caméra/micro, ou de poser vos questions via un autre canal si cela est approprié.
Nous ne collectons que les données nécessaires pour gérer vos accès à la plateforme, assurer le suivi pédagogique, émettre des attestations ou certificats de formation et améliorer la qualité de nos services. Nous ne recueillerons pas de données supplémentaires sans vous en informer au préalable.
Les données personnelles recueillies sur la plateforme lms.onyxm3.com sont utilisées aux fins suivantes :
- Création, gestion et sécurisation de votre compte utilisateur
- Fourniture des cours et contenus de formation auxquels vous êtes inscrit
- Suivi de votre progression de formation (scores, modules complétés, présence aux rencontres)
- Émission d’attestations, certificats ou rapports de formation, le cas échéant
- Planification et gestion des rencontres en direct (webinaires, classes virtuelles, coaching)
- Utilisation, lorsque pertinent, d’enregistrements de rencontres en direct comme matériel de référence pédagogique pour les apprenants du même groupe ou pour améliorer la qualité de nos formations
- Analyse statistique anonyme ou agrégée afin d’améliorer nos contenus et nos services de formation
- Communications administratives (accès, maintenance, changements de cours) et, avec votre consentement, communications promotionnelles relatives à nos services
Employés et formateurs
Les membres de l’équipe d’Onyx M3 Inc. et les formateurs responsables des cours peuvent avoir accès aux renseignements nécessaires pour :
- gérer votre inscription et votre parcours de formation ;
- suivre votre progression, vos scores et votre participation aux rencontres en direct ;
- vous offrir un soutien pédagogique ou technique.
Fournisseurs de services (tiers)
Nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services tiers pour l’hébergement de la plateforme, l’envoi de courriels, l’analyse d’audience ou la tenue de rencontres en ligne (par exemple : fournisseur d’hébergement web, plateforme de visioconférence, services d’emailing, outils d’analytique comme Google Analytics, solution LMS ou modules complémentaires).
Ces tiers peuvent, le cas échéant, traiter des données telles que votre nom, votre adresse courriel, votre adresse IP, vos informations de participation et, si une session est enregistrée, votre image et votre voix dans les enregistrements stockés sur leurs serveurs. Ils n’ont accès qu’aux renseignements nécessaires à la prestation de leurs services et sont tenus de les protéger conformément à des engagements contractuels.
Autres divulgations
Nous nous engageons à ne pas vendre vos données personnelles. Nous pouvons toutefois divulguer des renseignements personnels dans les cas suivants :
- si la loi l’exige ou à la demande d’une autorité compétente ;
- si cela est nécessaire dans le cadre d’une procédure judiciaire ;
- pour protéger nos droits, notre sécurité ou ceux de nos utilisateurs ;
- dans le cadre d’une fusion, acquisition ou vente de l’entreprise, moyennant des garanties de confidentialité appropriées.
Si vous suivez des hyperliens à partir de notre plateforme vers des sites externes (par exemple pour une visioconférence ou des ressources supplémentaires), veuillez noter que leurs politiques et pratiques de confidentialité peuvent différer des nôtres.
Nous conservons vos données personnelles pendant la durée de votre utilisation de la plateforme et de vos inscriptions aux cours, puis pour une période raisonnable après la fin de votre accès (par exemple, pour conserver une preuve de formation, gérer des demandes ultérieures ou respecter nos obligations légales).
Les enregistrements de rencontres en direct, lorsqu’ils existent, sont conservés uniquement pour la durée nécessaire aux objectifs pédagogiques annoncés (par exemple, mise à disposition aux apprenants d’un même groupe pendant la durée du cours), sauf obligation légale contraire.
À l’issue de ces périodes, les données sont soit anonymisées à des fins statistiques, soit supprimées ou rendues inaccessibles, sauf si une loi nous oblige à les conserver plus longtemps.
Nous mettons en place des mesures raisonnables sur les plans technique, organisationnel et administratif afin de protéger les données personnelles hébergées sur la plateforme, notamment :
- Utilisation du protocole HTTPS et de certificats SSL pour chiffrer les échanges avec la plateforme
- Gestion des accès par rôles (administrateur, formateur, apprenant)
- Mots de passe chiffrés et bonnes pratiques de sécurité applicative
- Mises à jour régulières du système de gestion de contenu (WordPress), du LMS (Tutor LMS) et des extensions
- Hébergement chez un fournisseur offrant des mesures de sécurité physiques et logiques robustes
- Sauvegardes régulières des données de la plateforme
Malgré ces mesures, aucun système n’est totalement exempt de risque. L’utilisation d’Internet comporte toujours une part de vulnérabilité, et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue, mais nous nous engageons à agir avec diligence et prudence.
En cas d’incident de confidentialité impliquant vos renseignements personnels (accès non autorisé, perte, divulgation ou utilisation non conforme), Onyx M3 Inc. prendra les mesures requises par la loi, notamment :
- limiter les impacts de l’incident et sécuriser les systèmes concernés ;
- analyser la nature des renseignements touchés et les risques potentiels ;
- vous aviser si l’incident présente un risque de préjudice sérieux ;
- le cas échéant, notifier la Commission d’accès à l’information du Québec ou les autorités compétentes.
La plateforme lms.onyxm3.com est principalement destinée à des utilisateurs adultes dans un contexte professionnel ou de formation continue. Nous ne sollicitons pas intentionnellement de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 16 ans.
Si un mineur utilise la plateforme dans le cadre d’un programme de formation, ce doit être fait avec l’autorisation de son employeur, de son établissement ou de son représentant légal, conformément aux lois applicables.
Conformément aux lois applicables, vous disposez notamment des droits suivants à l’égard de vos renseignements personnels :
- droit d’accès à vos données personnelles ;
- droit de rectification de données inexactes, incomplètes ou équivoques ;
- droit de retirer votre consentement à certains usages, sous réserve des obligations légales ;
- droit de demander la suppression de certaines données, lorsque permis par la loi ;
- droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de protection des données (notamment la Commission d’accès à l’information du Québec ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada).
Pour toute demande d’accès, de rectification, de retrait de consentement ou de suppression de données, ou pour toute question relative à cette politique, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels :
Frédérik Lavoie
Président et responsable de la protection des renseignements personnels
Onyx M3 Inc.
Email : frederik@onyxm3.com
Téléphone : (418) 410-3592
Adresse : 4 avenue St-Jacques, St-Raymond (Qc) G3L 3X6
Nous utilisons des cookies et des outils d’analyse pour assurer le bon fonctionnement de la plateforme et améliorer l’expérience utilisateur.
Cookies fonctionnels : nécessaires pour permettre la connexion, la gestion de session, la mémorisation de vos préférences de langue et l’accès sécurisé aux cours.
Cookies analytiques : utilisés, notamment via Google Analytics 4 et les outils internes de Tutor LMS, pour recueillir de l’information sur l’utilisation de la plateforme (pages visitées, durée de consultation, type d’appareil) de manière agrégée et anonyme.
Vous pouvez ajuster les paramètres de votre navigateur pour refuser certains cookies, mais cela pourrait affecter le fonctionnement de certaines fonctionnalités (dont l’accès aux cours).
Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre pour tenir compte de l’évolution de nos services, des technologies utilisées ou des exigences légales. La version à jour est toujours disponible sur la plateforme lms.onyxm3.com. En cas de changement important, nous pourrons vous en aviser par courriel ou par un avis sur la plateforme.
Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou à la gestion de vos renseignements personnels :
The purpose of this Privacy Policy is to inform users of our online training platform about the personal data that we collect, as well as the following information, where applicable:
- The categories of personal data that we collect
- How we use this data
- Who has access to the collected data
- Your rights regarding your personal data
- Our use of cookies and analytics tools
This Privacy Policy operates alongside the Terms of Use of our learning platform.
This policy complies with applicable Canadian privacy laws, including the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA), as well as Quebec’s Law 25 on the protection of personal information in the private sector.
For residents of the European Union, the General Data Protection Regulation (GDPR) may apply. This Privacy Policy is intended to be compatible with the GDPR. In case of any inconsistency between this policy and the GDPR, the GDPR will prevail for those individuals.
For residents of California, this Privacy Policy is also intended to be compatible with the California Consumer Privacy Act (CCPA). In case of any inconsistency between this document and the CCPA, California state law will prevail for those individuals.
By using our learning platform lms.onyxm3.com, you consent to:
- the collection, use and retention of your personal information as described in this Privacy Policy;
- the use of cookies and analytics tools (including Google Analytics 4) in accordance with our cookie policy;
- the collection of data related to your training progress, such as quiz scores, last login date/time, attendance at live sessions and, where applicable, audio/video recordings of such sessions.
1. Automatically collected data
When you use the Platform, certain data is collected automatically, including:
- IP address and general device information (browser, operating system)
- Log data (date and time of access, access status)
- Session cookies and other cookies necessary for authentication and security
- Usage data (pages visited, time spent, navigation behavior) via Google Analytics 4 and Tutor LMS analytics
2. Data collected when you create an account or use the Platform
When you register, enroll in a course, or participate in training activities, we may collect the following personal information:
- First and last name
- Email address
- Phone number (where applicable)
- Company or employer name (where applicable)
- Username (account identifier)
- Preferred language
- Last login date and time
- Course progress (completed modules and lessons)
- Quiz scores and assessment results
- Attendance at live meetings or virtual sessions (present/absent)
- Messages or comments posted in forums, discussions, or learning activities, where applicable
- Audio and video recordings of certain live sessions, when a session is recorded, including your image, voice, username, questions, comments and any information visible or shared on screen during the session (where applicable).
When a live session is recorded, a clear notice is provided before or at the beginning of the session so that you can decide whether to participate, whether to activate your camera/microphone, or, where appropriate, whether to ask questions via another channel.
We only collect the data necessary to manage your account, deliver the training services you have access to, monitor your progress and improve the quality of our services. We will not collect additional data without informing you in advance.
Personal data collected on lms.onyxm3.com is used for the following purposes:
- Creating, managing and securing your user account
- Providing access to the online courses and learning content to which you are enrolled
- Tracking your learning progress, quiz scores and completion status
- Recording attendance at live sessions, workshops or coaching sessions
- Using recordings of live sessions, where applicable, as pedagogical reference material for learners of the same group or to improve the quality of our training programs
- Issuing proof of training, certificates or reports where applicable
- Improving our training programs and user experience through aggregated and anonymized statistics
- Communicating with you about your account, your courses, technical issues, changes to the platform or our policies
- With your consent, sending you information about new training offers or related services
Employees and instructors
Members of Onyx M3 Inc. and instructors responsible for courses may have access to the personal information they reasonably need in order to:
- manage your enrollment and access to courses;
- monitor your learning progress, scores and attendance;
- provide you with pedagogical or technical support.
Third-party service providers
We may use third-party service providers to host the Platform, send emails, provide videoconferencing services or perform audience measurement (for example: web hosting provider, online meeting platforms, email service providers, analytics providers such as Google Analytics, LMS-related services or plugins).
These providers may, where applicable, process data such as your name, email address, IP address, participation information and, if a session is recorded, your image and voice in recordings stored on their servers. They are granted access only to the information necessary to perform their services and are contractually required to protect it.
Other disclosures
We do not sell your personal data. However, we may disclose personal information in the following situations:
- when required by law or by a competent authority;
- when necessary in the context of legal proceedings or to protect our legal rights;
- to prevent or investigate potential fraud, abuse or security incidents;
- as part of a merger, acquisition or sale of the company, subject to appropriate confidentiality safeguards.
If you follow links from our Platform to external websites (for example, for videoconferencing or additional resources), please note that their privacy practices may differ from ours and that you should read their own privacy policies.
We retain your personal information for as long as necessary to provide you with access to the Platform and courses, to document your training history where appropriate, and to comply with our legal obligations.
Recordings of live sessions, where they exist, are retained only for as long as necessary for the stated pedagogical purposes (for example, making them available to learners of the same group for the duration of the course), unless a longer retention period is required by law.
When your account is deactivated or your access ends, we may retain certain information for a reasonable period for record-keeping, certification verification or legal purposes. Afterwards, data will be anonymized, deleted or irreversibly de-identified, unless a longer retention period is required or permitted by law.
We use reasonable technical, organizational and administrative measures to protect personal data processed on the Platform, including:
- Use of HTTPS and SSL certificates to encrypt communications with the Platform
- Role-based access control (administrator, instructor, learner)
- Encrypted passwords and security best practices for our systems
- Regular updates of WordPress, Tutor LMS and installed plugins
- Secure hosting with a provider offering robust physical and logical security measures
- Periodic backups of the Platform data
While we strive to protect your data, no method of transmission over the Internet or method of electronic storage is completely secure. We cannot guarantee absolute security, but we are committed to acting diligently and promptly in the event of a security issue.
In the event of a privacy incident involving your personal information (such as unauthorized access, loss, disclosure or use), Onyx M3 Inc. will take the measures required by law, including:
- mitigating the impact of the incident and securing the affected systems;
- assessing the nature of the information involved and the potential risks;
- notifying you if the incident presents a risk of serious harm;
- notifying the relevant privacy authorities where required (including, where applicable, the Commission d’accès à l’information du Québec).
The lms.onyxm3.com Platform is primarily intended for adult users in a professional or continuing education context. We do not knowingly solicit or collect personal information from children under the age of 16.
If a minor uses the Platform as part of a training program, this must be done with the authorization of their employer, institution or legal guardian and in compliance with applicable laws.
Depending on your place of residence and the applicable laws, you may have the following rights with respect to your personal information:
- the right to access the personal information we hold about you;
- the right to have inaccurate or incomplete information corrected;
- the right to withdraw your consent to certain uses of your data, subject to legal or contractual restrictions;
- the right to request deletion of certain personal data, where permitted by law;
- the right to lodge a complaint with a supervisory authority, such as the Commission d’accès à l’information du Québec or the Office of the Privacy Commissioner of Canada, if you believe that your rights have been infringed.
To exercise your rights, or if you have any questions about this Privacy Policy or our privacy practices, you may contact our person responsible for the protection of personal information:
Frédérik Lavoie
President and Person Responsible for the Protection of Personal Information
Onyx M3 Inc.
Email: frederik@onyxm3.com
Phone: +1-418-410-3592
Address: 4 Ave Saint-Jacques, Saint-Raymond, QC G3L 3X6, Canada
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